Cos’è la Conservazione Sostitutiva?
La Conservazione Sostitutiva Digitale è un processo normato che garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo.
Applicando la normativa di conservazione digitale è possibile sostituire l’originalità del cartaceo in documento digitale, mentre per i documenti elettronici è l’unico procedimento adatto per la loro esibizione e conservazione.
Il servizio di Conservazione Sostitutiva che abbiamo selezionato per voi:
DIGITAL ARCHIVE è il servizio che ti permette l’archiviazione a norma di legge dei tuoi documenti informatici (tra cui dichiarativi, messaggi PEC, fatture elettroniche, registri, bilanci, DDT, LUL, contratti …). La Conservazione Digitale a norma è una procedura che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico attraverso autenticità, integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità.
Con DIGITAL ARCHIVE è possibile delegare tutte le fasi del processo di conservazione, comprese quelle di firma digitale e apposizione della marca temporale.
Grazie a DIGITAL ARCHIVE puoi:
• Conservare digitalmente i tuoi documenti
• Ricercare i tuoi documenti e consultarli in archivio
• Esibire i tuoi documenti in originale seguendo i dettami della normativa
• Esibire e scaricare il Manuale della Conservazione
• Essere sicuro di seguire un processo aggiornato e sempre a norma di legge
TeamSystem ha creato diverse soluzioni per rispondere alle differenti esigenze di Aziende e Studi professionali:
PER AZIENDE E START-UP
- Ecologico ed economico
Con DIGITAL ARCHIVE non sarà più necessario stampare documenti, riducendo così i costi per la carta e di tutto il materiale per la sua archiviazione. Si ridurranno gli sprechi e gli spazi, agevolando la ricerca dei documenti stessi. - Conservazione a norma di legge
Il servizio garantisce una conservazione dei documenti informatici a norma di legge, ossia documenti che potranno essere reperiti e consultati anche nel tempo mantenendo sempre la loro assoluta validità legale. - Esibizione a norma di legge
I documenti sono sempre accessibili in qualsiasi momento, in caso di una loro esibizione a norma, grazie ad una semplice e veloce funzione di ricerca. - Massima sicurezza, certificata
Il servizio è garante di massima sicurezza e qualità, grazie alle sue certificazioni ISO 27001 e ISO 9001 (massimo livello di sicurezza) e alla certificazione rilasciata dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
PER STUDI COMMERCIALISTI
- Integrazione con i gestionali TeamSystem
DIGITAL ARCHIVE è integrato con tutti i gestionali TeamSystem ed è facilmente collegabile ai gestionali non TeamSystem grazie al connettore gratuito Directory Analyzer, permettendo l’invio in conservazione di tutta la documentazione dei clienti. - Digitalizzazione dello studio
Lo studio può rendere il suo lavoro più digitale e gestire i flussi di documenti e le comunicazioni con i clienti in modo più veloce e semplice. Si farà promotore di uno sviluppo che a breve coinvolgerà tutti. - Meno spreco di tempo e denaro
Grazie al servizio DIGITAL ARCHIVE non si dovranno più stampare documenti cartacei, occupare spazi per la loro archiviazione, perdere tempo nella loro riorganizzazione e soprattutto rischiare di perdere tempo nella ricerca per la loro esibizione a norma. - Delega del processo di conservazione a TeamSystem
Attraverso DIGITAL ARCHIVE si può delegare totalmente il processo di conservazione, la nomina del Responsabile della conservazione, la gestione del Manuale della conservazione, la gestione degli archivi e gli eventuali backup.
PER STUDI LEGALI
- Delega del processo di conservazione
Con il servizio CCT, TeamSystem si fa carico dell’intero processo di conservazione: incarico del Responsabile del servizio, gestione del Manuale della conservazione, gestione degli archivi digitali e relativi backup, adeguamento costante alla normativa. - Integrazione con i gestionali TeamSystem
Il servizio CCT è già integrato con tutti i gestionali TeamSystem, permettendo l’invio delle oltre 100 tipologie di documenti direttamente in conservazione. Il software è facilmente integrabile anche con gestionali di terze parti grazie al connettore gratuito Directory Analyzer. - Conservazione e consultazione veloce dei documenti
La possibilità di conservazione digitale, veloce ed intuitiva del software, permette di poter reperire e consultare i documenti in qualsiasi momento, garantendone nel tempo la loro validità legale. - Massima sicurezza e reperibilità nel tempo
Il servizio è accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e dotato delle certificazioni ISO 27001 e ISO 9001. L’accreditamento e le certificazioni garantiscono qualità del servizio, sicurezza e reperibilità nel tempo dei documenti conservati a norma.
Il Servizio DIGITAL ARCHIVE è accreditato AgID (Circolare AgID n. 65/2014).
La certificazione AgID, ottenuta da un numero molto limitato di provider, garantisce i migliori standard di qualità e sicurezza oggi disponibili e rende particolarmente distintivo sul mercato il servizio di Conservazione Cloud TeamSystem.
In questo modo il servizio DIGITAL ARCHIVE può essere proposto anche alla Pubblica Amministrazione perché risponde agli standard di qualità e sicurezza richiesti per gli Enti Pubblici.
Un conservatore accreditato deve infatti:
- dimostrare l’affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l’attività di conservazione;
- utilizzare personale con conoscenze specifiche, con esperienza e competenze necessarie per i servizi forniti; in particolare, in ambito documentale, conservazione documenti informatici e gestionale. Il personale deve avere dimestichezza con le procedure di sicurezza appropriate e attenersi alle norme del CAD e al DPCM 3 dicembre 2013, recanti le regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
- applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi;
- utilizzare sistemi di conservazione di documenti informatici affidabili e sicuri, realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni, ai criteri, agli standard e alle specifiche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche previste dal CAD;
- adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità, la non modificabilità, l’integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione, come descritte nel manuale di conservazione, parte integrante del contratto/convenzione di servizio.
