5 Errori Comuni nella Gestione delle Stampanti Aziendali e Come Evitarli

La gestione delle stampanti aziendali può sembrare un aspetto di poco conto nella routine lavorativa, ma una gestione inefficace può portare a inefficienze, costi aggiuntivi e frustrazione per i dipendenti. Di seguito, esploriamo i cinque errori più comuni che le aziende commettono nella gestione delle loro stampanti e forniamo consigli pratici su come evitarli.

1. Mancanza di un Piano di Manutenzione Preventiva

Molte aziende trascurano la manutenzione regolare delle loro stampanti per ufficio, intervenendo solo quando si verifica un guasto. Questo approccio può portare a interruzioni improvvise del flusso di lavoro e a costi imprevisti per le riparazioni d’urgenza.

Come evitarlo:
Implementare un programma di manutenzione preventiva che includa la pulizia delle delle fotocopiatrici e delle stampanti multifunzione, la sostituzione periodica delle parti soggette a usura ed il monitoraggio regolare delle prestazioni. Collaborare con un partner di servizi qualificato può ridurre i tempi di inattività e garantire una maggiore durata delle apparecchiature.

2. Assenza di un Monitoraggio dei Consumabili

Le aziende spesso si trovano senza toner o carta nel momento meno opportuno. La mancanza di monitoraggio dei consumabili può rallentare il flusso di lavoro e costringere i dipendenti a utilizzare soluzioni alternative non ottimali.

Come evitarlo:
Adottare software di gestione delle stampanti che monitorano automaticamente i livelli di toner e carta. Tutti i dispositivi offerti da Schiavon Sistemi per la vendita e noleggio stampanti a Padova e provincia (ed in tutto il Triveneto, sono in grado di comunicare con il nostro centro di assistenza in modo immediato e sicuro. Con messaggi precisi da parte della periferica, il sistema fornisce dettagli concreti ai nostri tecnici, che dalla nostra sede possono procedere con le azioni eventualmente necessarie istantaneamente, anche da remoto. Il cliente può essere guidato dai nostri operatori in teleassistenza con possibilità di operare direttamente sul pannello della stampante multifunzione.

Questo servizio velocizza la risoluzione di eventuali problematiche e ci permette di ottimizzare gli interventi e di inviare al cliente i consumabili prima che si esauriscano, azzerando i tempi di fermo macchina.

3. Uso Inappropriato della Stampante

Stampare documenti personali, utilizzare modalità di stampa ad alta risoluzione per file che non ne hanno bisogno o non selezionare la stampa fronte-retro sono pratiche comuni che portano a sprechi di carta e toner. Questo non solo impatta i costi, ma ha anche un impatto ambientale.

Come evitarlo:
Formare i dipendenti sull’uso corretto delle stampanti e impostare regole aziendali chiare per la stampa. Inoltre, molte stampanti per ufficio moderne consentono di configurare le preferenze di stampa predefinite, come il fronte-retro o la stampa in bianco e nero, per ridurre al minimo gli sprechi.

4. Scelta di Stampanti Non Adatte alle Esigenze Aziendali

Acquistare una stampante senza considerare il volume di stampa o le esigenze specifiche può portare a inefficienze e spese di stampa inutili. Ad esempio, una stampante troppo piccola per un ufficio con alti volumi di stampa potrebbe rompersi spesso o richiedere frequenti sostituzioni di toner.

Come evitarlo:
Effettuare un’analisi approfondita delle esigenze aziendali prima di procedere all’acquisto o al noleggio di stampanti. Schiavon Sistemi, specializzata nella vendita e noleggio di stampanti multifunzione a Padova, offre consulenze personalizzate per identificare le soluzioni di stampa più adatte, ottimizzando le prestazioni e riducendo i costi operativi a lungo termine.

5. Sottovalutare la Sicurezza delle Stampanti

Le stampanti moderne sono dispositivi connessi in rete e, come tali, possono rappresentare un rischio per la sicurezza informatica se non adeguatamente protette. Molte aziende non implementano misure di sicurezza adeguate, esponendosi a rischi di furto di dati o attacchi informatici.

Come evitarlo:

Implementare misure di sicurezza avanzate per proteggere le stampanti multifunzione, come l’autenticazione degli utenti e la crittografia dei dati. Le soluzioni di noleggio stampanti di Schiavon Sistemi includono aggiornamenti regolari del firmware e protezione da minacce informatiche, garantendo la sicurezza dei dati aziendali.

Una gestione efficace delle stampanti aziendali richiede pianificazione e attenzione. Evitare questi cinque errori comuni non solo migliora l’efficienza operativa, ma può anche ridurre i costi e migliorare la produttività generale dell’azienda. Implementare soluzioni tecnologiche avanzate e lavorare con un partner di servizi affidabile, come Schiavon Sistemi, può fare la differenza.

Se desideri ottimizzare la gestione delle tue stampanti aziendali, contattaci oggi stesso per una consulenza personalizzata!