Stampanti multifunzione ufficio: come scegliere quella giusta per la tua attività

stampanti multifunzione

Stai valutando di acquistare o noleggiare una stampante multifunzione per il tuo ufficio?

Fermati un attimo e fai il punto della situazione: per fare la scelta giusta è molto importante che tu abbia le idee chiare sul reale utilizzo che ne farai.

Le stampanti professionali per ufficio svolgono diverse funzioni (stampa, copia, scansione, fax, archiviazione documentale) dunque ti sarà sufficiente una sola macchina:

  • ti permetterà di risparmiare sulle spese di gestione e manutenzione e sui costi energetici
  • occuperà meno spazio in ufficio
  • ti consentirà di velocizzare l’operatività di diverse attività dandoti la possibilità di lavorare in completa sicurezza con tutti i dispositivi fissi e mobili presenti in ufficio (qui puoi approfondire come stampare da cellulare).

Il primo step: analizza le effettive esigenze del tuo staff

Quali sono le funzioni indispensabili?

Quali sono le funzioni che possono velocizzare il lavoro del tuo ufficio?

ecco una lista da spuntare in base alle tue esigenze:

  • Stampa/copia A4 in bianco e nero
  • Stampa/copia A4 a colori
  • Stampa/copia dal formato A6 al formato SR-A3
  • Stampa banner (dimensioni personalizzabili fino a 1200×297 mm)
  • Stampa/copia in fronte/retro
  • Scansione
  • Scansione via email
  • Scansione veloce fronte/retro
  • Scansione in formato PDF/A
  • Stampa da dispositivi mobili
  • Stampa opuscoli e libretti
  • Stampa grafica di alta qualità
  • Fax (anche via email)
  • Navigazione Web e stampe da Cloud
  • Autenticazione utenti
  • Archiviazione Documentale

Inoltre è bene che tu abbia chiaro se:

  • stampi/copi per lo più tanti file composti da poche pagine
  • stampi/copi per lo più pochi file composti da molte pagine
  • stampi/copi su carta speciale e/o spessorata? Se sì, qual è lo spessore massimo che hai bisogno di gestire?

Quante stampe/copie fai in un mese o, ancor meglio, in un anno?

Il modo migliore per quantificare con precisione questo dato è quello di contare quante risme di carta vengono acquistate in un anno.

Che tipo di documenti devi produrre?

Questo è un parametro fondamentale per capire su quale stampante multifunzione per l’ufficio orientarti. Se devi stampare, copiare e scansionare solo documenti ad uso interno, potresti accontentarti di una stampante multifunzione in bianco e nero, senza porre particolare attenzione alla qualità e definizione della stampa (o copia).

Viceversa, se stampi presentazioni, rendering, brochure e volantini o in generale documenti destinati ai clienti, la qualità di stampa diventa un parametro molto importante, poiché il materiale che darai in mano al tuo potenziale cliente diventerà un vero e proprio biglietto da visita della tua professionalità ed affidabilità.

Se seguirai questa check-list, ti sarà più facile individuare le caratteristiche tecniche realmente importanti per le specifiche esigenze di stampa del tuo ufficio. Non dimenticare però che, soprattutto nel caso tu scelga il noleggio, è necessario affidarsi ad un fornitore che ti sappia garantire rapidità e professionalità anche e soprattutto in fase di assistenza tecnica.

A questo proposito, la prossima domanda che ti dovrai porre è:

Meglio noleggiare o acquistare le stampanti multifunzione per l’ufficio?

Questa è una delle domande che riceviamo più di frequente. Segui questo link per leggere l’articolo in cui trovi i parametri da valutare e le domande da farti per capire qual è la soluzione migliore per te.

Per maggiori informazioni su stampanti multifunzione per l’ufficio puoi contattarci allo 049 772518 oppure compilare il modulo qui sotto: ti consiglieremo il prodotto più adatto in base alle tue specifiche necessità.